Hvordan sikre kontinuitet i økonomifunksjonen

2018-09-13

Mange økonomiavdelinger i dag har vært gjennom runder med både nedbemanning og outsourcing av tjenester. Samtidig er det forventet at de skal jobbe effektivt og levere resultater av høy kvalitet. Uforutsette driftsendringer kan dermed få store konsekvenser for kontinuiteten, om ikke riktige ressurser er på plass eller tiden ikke strekker til.

Deloitte anser fem faktorer som sentrale for å sikre kontinuitet i økonomifunksjonen:

  1. Sørge for å ha oppdaterte og godt dokumenterte rutine- og prosessbeskrivelser.
  2. Sikre en back-up struktur for kritisk informasjon innen økonomifunksjonen for å ikke bli avhengig av enkeltindivider.
  3. Fastsette prioriteringer og en tydelig tidsplan for årsoppgjørsprosessen.
  4. Sikre rett kompetanse for oppgaven.
  5. Være i forkant ved ikrafttredelse av nye standarder, lover og regler.

Kontinuitet er ofte knyttet til det langsiktige perspektivet, men det handler også om å håndtere utforutsette driftsendringer samtidig som man leverer kvalitet i arbeidet som utføres i en allerede presset situasjon. Kvaliteten av arbeidet kan ofte hemmes i situasjoner hvor man opplever sykemeldinger eller brå avganger, hvis man ikke har de rette mekanismene på plass. Arbeidsoppgaver må i slike situasjoner lett kunne overføres eller fordeles blant de andre ansatte. En viktig mekanisme i denne sammenheng er formaliserte prosess- og rutinebeskrivelser. Hvis avdelingen har slike mekanismer på plass er man mindre sensitiv mot uforutsette drifts- eller personalendringer. Man er også bedre rustet mot mer normale personalforandringer, som for eksempel foreldrepermisjoner, hvis slike beskrivelser allerede er på plass. Man kan da lett fordele oppgave blant egne ansatte eller kjapt sette i gang innleid bistand uten tap av kritisk informasjon.

Avlast forutsigbare arbeidstopper

Økonomiavdelinger er særskilt utsatt for perioder med økt arbeidsbelastning, typisk i forbindelse med årsslutt og budsjetteringsprosesser. Finansiell informasjon er en kritisk faktor for beslutninger i alle ledd i alle virksomheter. Det er viktig at informasjonen er korrekt, lett å bruke og tilgjengelig til rett tid. For mange selskaper kan man avlaste arbeidstoppene gjennom effektivisering ved hjelp av rapporteringspakker, implementering av gode avstemmingsverktøy, samt gode prosess- og rutinebeskrivelser. For andre selskaper kan eneste løsning i slike perioder være å leie inn ekstra personell. Det viktigste er at avdelingens standard leveranse går som normalt, samtidig som man levere kvalitet på den finansielle rapporteringen.

I arbeidet mot å effektivisere økonomifunksjonen er implementering av nye IT-systemer, for eksempel ERP, en viktig faktor. Dette kan for økonomifunksjonen være både tids- og ressurskrevende, samtidig som det fører til driftsforstyrrelser i overlappende perioder mellom gammelt og nytt system. Mange erfarer at det er lang innkjøringsprosess ved implementering av nytt ERP-system og at man ofte havner bakpå med bokføring og avstemminger i slike perioder. I allerede tidspressede situasjoner vil slike driftsendringer føre til forstyrrelser av kontinuiteten og muligens reduksjon av kvalitet i leveransene. For å sikre kontinuiteten er det flere som velger å benytte seg av innleide ressurser til å enten avlaste avdelingens daglige oppgaver, eller til å bistå med prosjektledelse og prosjektstøtte i implementeringsprosessen.

I regnskapsåret 2018 er det flere nye IFRS standarder som har trådd i kraft, herunder IFRS 15 (inntektsføring) og IFRS 9 (finansielle instrumenter). Det var anbefalt at kartleggingsprosessen rundt implementering av disse standardene i stor grad var ferdigstilt ved inngangen til 2018. Mange selskaper fikk erfare at jobben med å kartlegge det kvantitative omfanget av endringene var både tidskrevende og omfattende. Fra 01.01.2019 skal IFRS 16 (leieavtaler) implementeres for berørte selskap. 

Deloittes Business Process Solutions er spesialister på CFO-ens ansvarsområdet, og tilbyr konsulenter med høy kompetanse og bred erfaring som raskt kan steppe inn og bistå med enten interimløsninger eller prosjektstøtte for å sikre at din økonomiavdeling opprettholder kontinuiteten.

Vi kan bistå med blant annet følgende til våre kunder:

  • Utleie av personell i perioder med høy arbeidsbelastning.
  • Utleie av personell ved sykdom og permisjoner.
  • Utleie av personell i en overgangsperiode ved avgang og sørge for kunnskapsoverføring.
  • Bistand med prosjekter som implementering av nye ERP-systemer.
  • Bistand med utarbeidelse av økonomihåndbok.
  • Effektivisering og optimering av prosesser.
  • Tilpasninger av økonomifunksjonen som følge av vekst, oppkjøp, fusjon eller salg.

For mer informasjon om tjenestetilbud, last ned vår brosjyre, via skjemaet på denne siden. 

 

Indsæt social sharing 1

Indsæt social sharing 2

Indsæt social sharing 3

Last ned



Deloitte bruker opplysninger om din bruk av våre digitale kanaler (hjemmesider, nyhetsbrev, påmeldingsskjema m.m.) og seminardeltakelse for å få innsikt i hvilke av våre tjenester som kan interessere deg.

Du kan når som helst enkelt trekke tilbake samtykket du gav oss ved å melde deg av vårt nyhetsbrev via linkene du finner nederst i tilsendt mail, eller ved å sende oss en melding via vårt kontaktskjema.

Utfyllende informasjon om hvordan Deloitte behandler personopplysninger finnes i vår personvernerklæring.

 

Kontakt

Malin Werner Tangerud

Manager, Business Process Solutions

[email protected] | +47 992 36 533